Een Traineeship opzetten? Zo deden wij het!

Ok, ik ben geen goeroe, maar ik deel slechts mijn bevindingen van de afgelopen periode. Dit is niet de eerste keer dat ik met een traineeship bezig ben geweest en waarschijnlijk ook niet de laatste keer.

Als interimmer(t) werk ik samen met een organisatie die altijd op zoek is naar nieuw talent om hun team te versterken. Dit jaar hebben we een speciaal traineeship programma opgezet, die voor ons gevoel goed aansluit op de doelgroep, maar hoe weten we dit nu zeker? Ik neem je mee op deze reis (Kots)  

Stap 1: Voorbereiding

Poe, maar hoe begin je.. We zijn een aantal maanden van tevoren begonnen met de voorbereiding. Uitgangspunt à aannemen van Junioren om een betere doorstroom te krijgen binnen de organisatie.  Maar ja, het begeleiden van junioren kost veel tijd, energie en vooral voor diegene die vaak al druk zijn. Je doet een beroep op geduld, flexibiliteit en enthousiasme om een trainee iedere dag mee te nemen. Daarentegen levert het ook heel veel op. Een “jongere” kijk, frisse ideeën, enthousiasme en opvolging voor de toekomst. De neuzen dezelfde kant op krijgen is daarom de eerste stap die je zet. Eigenlijk waren de stakeholders het er al snel over eens dat het belangrijk is om trainees aan te nemen. Toekomstbestendig en (nog meer) leven in de brouwerij.

Het programma

Samen met HR, teamleaders en inhoudelijke professionals hebben we in een relatief korte periode een goede opzet voor dit programma gemaakt. Iedereen zal het op zijn/haar eigen manier doen, maar zo hebben wij hem ingedeeld.

Kort samengevat bestaat het traineeship uit drie delen:

1. Eerste Week: Een midweek in een vakantiehuisje waar trainees elkaar en de organisatie leren kennen. We doen leuke activiteiten zoals escape rooms, wandelingen, koken voor de directie, en presentatietrainingen.

2. Week 2 tot 8: 2 a 3 dagen per week training en ontwikkeling met focus op AFAS-trainingen, consultatievaardigheden, presentatievaardigheden, en samenwerking in een groep.

3. Na Week 8 tot 52: ongeveer 1 dag per week training en 4 dagen per week, maar vooral learning on the job.

   
   

Na deze periode evolueert de trainees zich naar een Junior Consultants. De trainee is zowel gegroeid in softskills, maar ook in hardskills. Hier hoort uiteraard ook een financiële beloning tegenover te staan. De Trainee krijgt na een jaar een salarisverhoging van €450 euro per maand.

Het Speeddate Event

Om 4 kandidaten aan te nemen, willen we graag in een korte periode kennismaken met minimaal 8 trainees. We hebben ervoor gekozen een speeddate event te organiseren, waarin we in een middag 8 trainees kunnen spreken, maar ook de organisatie kunnen laten zien, de collega’s, de warme cultuur etc.

In december 2024 organiseren we een speeddate event op het kantoor in Utrecht. Dit event is een leuke manier om kennis te maken met het team en de organisatie. Binnen 24 uur na het event krijgen de kandidaten te horen of ze een aanbieding krijgen.

Werving:

Nou daar ga ik. Op jacht naar toppers in de markt.. Inmiddels dus een mooi programma in mijn aktetas (ouderwets) en een uitnodiging voor een speeddate event. Het enige dat ontbreekt zijn de kandidaten die hopelijk geïnteresseerd moeten raken.

Vooraf had ik zo’n 100 kandidaten gevonden en in een Linkedin (SEAT) pool geplaatst. Deze kandidaten studeren af in 2025 of zijn in 2024 afgestudeerd. Op Linkedin is het lastig uit te vinden of men op zoek is, of dat ze nog aan het afstuderen zijn. Mogelijk dat Linkedin daar in de toekomst iets aan kan veranderen. Nu was het een wirwar aan studenten die nog aan het studeren zijn tot april/mei 2025, mensen die in december 2024 echt klaar zijn, mensen die in 2024 zijn afgestudeerd en al eigenlijk een eerste functie hebben gevonden. Maar ach,  gewoon beginnen en de vraag stellen.

Gedurende de tijd hoorde ik tijdens een recruitmentbeurs dat Werkzoeken.nl goed aan de weg aan het timmeren is. Ik moet zeggen! Dit klopt zeker. De combinatie Linkedin / werkzoeken.nl is een goede.

Let wel dat je bij werkzoeken.nl pas echt goed uit de verf komt als je een cv-database abonnement neemt van €299,-- per maand. Hiervoor kun je 200 CV’s downloaden. Ik ben niet ontevreden!

In 2,5 week tijd heb ik ongeveer 40 kandidaten gesproken, waarvan ik veel informatie heb uitgewisseld. Het liefst bel ik met iedereen. Wat me opvalt dat deze doelgroep minder van het bellen is. Zij appen liever. De combinatie om eerst een Whatsappje te sturen voordat je belt is een gouden zet, waar ik halverwege de week achter ben gekomen. Van de 40 man heb ik nu ongeveer 9 man uitgenodigd voor het speeddate event. Mogelijk valt er nog iemand af, waardoor er 8 overblijven.

Onderzoek en verbetering

Om ervoor te zorgen dat het traineeship van hoge kwaliteit blijft, zijn we in vergevorderd stadium om een HRM-student aan te nemen. Zij gaat onderzoek doen naar de opzet en uitvoering van het programma. Deze student zal aanbevelingen doen om het programma continu te verbeteren en aan te passen aan de behoeften van de trainees.

Conclusie

Man man man, wat een verhaal. Lekker kort joh!

Al met al is het een drukke periode, waarin je steeds een stukje verder komt. Af en toe was ik bang dat het me niet zou lukken, maar de zorgvuldige voorbereiding heeft ervoor gezorgd dat kandidaten onder de indruk waren van de manier waarop wij de Traineeship hebben voorbereid.

Wat is het leuk om met deze doelgroep te schakelen. Alle vooroordelen dat deze doelgroep lui zou zijn, is mij totaal niet opgevallen. Wel is deze doelgroep kieskeurig. Ik weet eigenlijk wel zeker, dat wanneer je geen plan hebt of eigenlijk maar wat doet, dit ten kosten gaat van kandidaten. De strekking “Hoe concreter hoe beter” is aan de orde.

Een grappig detail is ook wel dat “zo maar even bellen” voor deze doelgroep niet geldt. Eerst whatsapp-contact, waarin je afspreekt om te bellen, werkte dan wel weer heel goed.

Een traineeship in februari kan gewoon, alleen merk je wel dat het veel meer moeite kost dan wanneer we je het in september laat starten. Sterker nog, van alle reacties van Linkedin, zouden de meesten kandidaten wel geïnteresseerd zijn in een traineeship in september.  Inmiddels heb ik hier een mooi pooltje van gemaakt.

Volgende week staat de speeddate gepland en komen er 9 kandidaten langs voor een kennismaking met de organisatie.

Keep you posted

Groetjes

Djai